Secretária administrativa

  • Rio de Janeiro
  • Cib Engenharia S.a


Responsabilidades

  • Demonstrar proficiência em comunicação oral e escrita em português e inglês
  • Suporte Executivo: Prestar suporte administrativo às iniciativas relacionadas à internacionalização da empresa, gerenciando agendas, coordenando reuniões e organizando viagens.
  • Suporte Administrativo: Colaborar com outros membros da equipe administrativa para garantir a eficiência e a coesão nas operações diárias da empresa, como elaboração de contratos ou realização de pagamentos;
  • Participar na criação e na manutenção de relatórios de status e documentação relacionada às atividades em andamento;
  • Facilitar a comunicação entre as equipes internas, garantindo a fluidez das informações e o cumprimento de prazos.
  • Gerenciamento de Viagens: Organizar itinerários de viagem, reservas de hotéis, transporte e outros detalhes relacionados a viagens de negócios.
  • Organização de Documentos e Informações:
  • Organizar e manter arquivos e documentos confidenciais, garantindo fácil acesso e recuperação quando necessário;
  • Elaborar relatórios de reuniões executivas.
  • Logística de Reuniões e Eventos: Planejar e coordenar logística para reuniões, eventos e conferências, incluindo reservas de salas, equipamentos audiovisuais e catering.
  • Horário flexível; Ter autonomia e liberdade para trabalhar; Aprender rapidamente sobre diversos setores, indústrias e soluções; 
  • Capacidade de trabalhar de forma independente, assumindo responsabilidades e tomando a iniciativa quando necessário;


Qualificações

  • Formação acadêmica em Secretariado Executivo ou área relacionada;
  • Fluência em comunicação escrita e oral, em português e inglês;
  • Habilidade no relacionamento interpessoal;
  • Desejável experiência de trabalho em um ambiente internacional ou lidando com questões multiculturais;
  • Experiência com Microsoft Teams, ou equivalentes, para auxiliar na organização de reuniões virtuais;
  • Experiência com Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
  • Capacidade de trabalhar de forma independente, assumindo responsabilidades e tomando a iniciativa quando necessário;
  • Organizada
  • Comunicativa
  • Reservada
  • Comunicação clara e Objetiva
  • Boa apresentação
  • Experiência como secretária (5 anos)



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