Assistente de secretariado

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DESCRIÇÃO DA VAGA

Será responsável pela cobertura das demandas da recepção e toda atividade inerente à esta, como: atendimento de ligações, direcionamentos e registro de informações diversas. Recepcionar o público externo, e realizar controles, agendamentos e organização das salas de reuniões. Dar auxílio nas demandas administrativas, suporte direto à área de Assistência Executiva na ausência ou não do Assistente Administrativo. Orientação às equipes de suporte quanto à organização das salas de reunião, manter a recepção organizada, conferir os materiais das salas de reuniões e solicitar a reposição de materiais e equipamentos ao Facilities. Registro e organização dos envios de correspondências, organização das solicitações de cartório etc.


RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES


  • Atendimento telefônico e direcionamento de chamadas;
  • Registrar e repassar recados;
  • Recepcionar visitantes e direcioná-los ao destino correto;
  • Controlar o uso das salas de reuniões conforme calendário;
  • Agendar reuniões nas salas sempre que solicitado;
  • Solucionar conflitos devido à má utilização das salas de reunião;
  • Ligar diariamente o equipamento Bloomberg;
  • Dar suporte diariamente à área de Assistência Executiva;
  • Fazer interface com as equipes de suporte do escritório para garantir o funcionamento das salas de reunião e outros equipamentos;
  • Organizar demandas de envio de correspondências, bem como os devidos registros;
  • Fazer solicitações ao cartório e manter os registros dos serviços atualizados;
  • Estar presente na recepção com pontualidade e assiduidade;
  • Auxiliar no controle de agenda da Diretoria e Gerentes


REQUISITOS E QUALIFICAÇÕES


  • Experiência prévia em secretariado e recepção;
  • Conhecimento do pacote Office;
  • Inglês avançado;
  • Capacidade de executar múltiplas tarefas com energia, autonomia e responsabilidade;
  • Bom relacionamento interpessoal;
  • Boa comunicação escrita e verbal;
  • Comprometimento;
  • Proatividade;
  • Organização.


INFORMAÇÕES ADICIONAIS


  • Local de Atuação : Rio de Janeiro - Bairro Jardim Botânico - Brasil
  • Formato Presencial

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